気付けば、もう12月…早すぎる
基本、いつ架電をしても担当者不在の連続…いついるの涙
本当に不在なの？
と疑問に思ったことなどありませんか？
今回は、私が実践しているトークをもとに
担当者不在と言われる確率を減らせたり
次回、架電時に担当者に繋がる確率が上がる
言い回しなどご紹介できたらと思います♪
◆担当者不在と言われてしまうことには理由があった？！
冒頭の挨拶、できる限り綺麗な声で丁寧に。と心掛けていらっしゃるアポインターさんも多いかと思います。
ですが、機械アナウンスのように綺麗すぎても普段から営業の電話を受けている受付の方にしてみると
あっ、、また営業電話だ
と思われてしまい、その結果…
忙しいから担当者不在にしてしまおう。
なんてこともあるかも…。
では、このような人間味の溢れた会話だったらいかがでしょう。
例えば、午前中に架電をされているのであれば
おはようございます。
と付け足してみたり、
突然のお電話、すみません。
と付け足しをすることによって、まずは受付の方の不安要素を少しでも取り除くことで、以外と、その後の受付の方の対応に変化が現れ、要件も伝えやすくなるかと思います。
是非、実践してみてくださいね♪
担当者の方のいる時間帯の聞き出し術
受付の方が実際に担当者を呼び出して下さったり、確認をしていただいた上で
不在です。
と言われること、ありますよね。
不在といっても、離席なのか、外出なのか、はたまた公休日なのか、気になるところではありますよね。
そこで、私はこんなトークで担当者の方と次こそは繋いでもらいたい！という気持ちを大切に、時間帯などを聞き出しています。
まずは、受付の方が実際に担当者の方を確認していただいた際には、
ご確認いただき、ありがとうございます。
と、きちんとお礼を述べその後に
お打ち合わせか何かで、ご離席ですか？
と、担当者のスケジュールを探ります。
そうです。
と、お返事をいただいた際には
例えば午前11時に架電をしているようであれば
その、お打ち合わせの終了時刻は14時ごろでしょうか？
など、できるだけ情報をいただけるように具体的に話しかけています。
以外と、再度スケジュールを確認して下さったり、受付の方ともコミュニケーションが図れるので是非、試してみてください♪
◆まとめ
スクリプト通りに挨拶をし、もちろん気持ちよくご対応して下さる方もいれば、たくさんの営業電話を交わしてこられた受付の方もたくさんいらっしゃるかと思います。
望んでいらっしゃらない電話が突然かかってくる不安や、多忙業務の際に突然かかってくる電話に対応してくださってることを忘れずに、丁寧かつ人間味の溢れた言葉をかけることにより、できる限り受付の方とのコミュニケーションも大事にしていけたらお互いにハッピーですよね♪
担当者不在と言われた後であっても、こちら側も気を落としたり、トークのトーンを落としたりせずに、イメージが良いまま電話を切る意識なども重要なポイントですね。
もしかすると、担当者様に良い反応で要件を伝えて下さるかもしれないし、次回また、同じ受付の方が出て下さる可能性もあるので、先を見据えて、笑顔で終電してみてくださいね♪
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